Учимся писать деловые письма. Iru Stilo 1514L Драйвера. Кадровое делопроизводство. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др.

Всем известно, что встречают по одежке, а провожают по уму. Так вот, приветственное письмо - это в некоторой степени одежка . Поскольку основное назначение письма - это передача информации, то чаще. Функциональное значение приветствия весьма велико: при помощи несложной. Можно начать и так: "Уважаемые коллеги". Указанная форма применяется при оформлении письма на бланке (структурного . Многие из них прислали примеры. Другие пересказали содержание рассылок, но примеры не смогли прислать — потому что письма содержат строго.

Собираетесь в декрет? Напишите письмо коллегам, чтобы они о вас помнили добрым словом как минимум несколько лет. А наш пример вам в этом . Подскажите пожалуйста варианты написания письма коллегам в первые рабочие дни. Дело в том что я буду курировать несколько .

Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем? По тому, какое письмо мы держим перед глазами, можно заочно судить о его отправителе и в целом об организации.

Уважаемые коллеги! По вашим просьбам предлагаем образцы писем - поздравлений к Новому году и Рождеству. Наши постоянные .

Неграмотно оформленное, содержащее большое количество ошибок письмо может безнадежно испортить вашу репутацию, уронить ваш авторитет в глазах руководства и коллег. Мы не ставим нашей задачей получение кадровиком глубокого представления об особенностях составления этого вида документа, но все же основные правила назовем. Классификация писем. Письмо - один из наиболее употребляемых видов документации. Надо признать, что не существует единой установленной классификации деловых писем. Поскольку основное назначение письма - это передача информации, то чаще всего письма классифицируют по тому, какая именно информация в нем содержится. Это может быть: - письмо- просьба; - письмо- запрос; - письмо- подтверждение; - гарантийное письмо; - рекламационное письмо; - письмо- напоминание и др.

В практике работы службы персонала чаще всего встречаются письмо- резюме (и сопроводительное к нему письмо), рекомендательное письмо, письмо- запрос, письмо- уведомление, письмо- благодарность, письмо- отказ. Обобщая этот перечень, можно сказать, что менеджер по персоналу наиболее часто готовит письма в трех случаях: - как сопроводительные - в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких- либо документов (материалов); - как ответы - в связи с получением запросов различных организаций, а также граждан; - как инициативные. Есть ли разница между понятиями ? Деловое письмо - это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Особенности подготовки проектов деловых писем. Если вашей задачей стало составление письма, то не начинайте его создание сразу с оформления.

Большее внимание уделите содержательной стороне. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.

Начните с решения вопроса о том, о чем будет ваше письмо. Задумайтесь: о чем хотят узнать из вашего письма его получатели? Ведь вам не нравится читать письма ?

Чтобы ваше письмо не было таким же, продумайте, какую мысль вы хотите донести до сведения адресата. Зафиксируйте ее в блокноте или на черновике. Теперь можно обрамлять основную мысль подробностями и деталями. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты.

Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте. В идеале структура письма должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма). Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну- две проблемы, о которых вы намереваетесь написать.

Обозначьте их общее состояние двумя- тремя предложениями. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел.

Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно- деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога. Лид- абзац - первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид- абзаца заключается в пояснении мотивов и темы послания и, в- третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания.

Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста.

Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид. В заключительной части текста должны содержаться: - вывод, подытоживающий сказанное в основной части письма; - просьба (требование, указание) к адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которой он в данном случае представляет; - указание на характер ожиданий автора послания. Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма- благодарности). Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание (и предшествующие ему слова) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания (впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата). Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Функциональное назначение подписи двойное.

Во- первых, она придает официальному письму юридическую силу, во- вторых, удостоверяет личность автора послания. Постскриптум (от лат.

Постскриптум (P. S.) представляет собой краткую (не более трех- четырех строк) приписку к тексту письма, помещенную после подписи. Необходимость в постскриптуме возникает, если: - адресату требуется сообщить информацию, по каким- либо причинам не вошедшую в основной текст письма; - основной текст письма отчасти утратил актуальность в связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки; - требуется еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в основной текст письма. Постскриптум состоит из сокращения- заголовка . Располагается он на один- два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки.

Набросок готов? Практически да. Остается только подумать, не нужно ли сопроводить текст письма приложениями? Нежелательно, чтобы приложений было очень много. Это затруднит восприятие текста письма. По возможности содержание некоторых приложений включите в основной текст.

Смысловые части текста письма излагаются с красной строки. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке.

Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Сколько раз вы видели, как работник .